Pengenalan Microsoft Excel 2010, Mengenai Menu dan Fungsi Menu Ms Excel

Pengenalan Microsoft Excel

1. Office Button terdiri atas tombol perintah New Document, Open, Convert, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish dan Close
2. Quick Access Toolbar, terdiri dari tombol yang dapat mempercepat kerja, Isinya hampir sama dengan perintah-perintah di Office Button. 
3. Menu Bar, Berisi perintah dalam bentuk menu
4. Title Bar, Berisi nama file dan  nama program yang sedang aktif
5. Tool Bar, Tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah secara cepat dan mudah
6. Tombol Ukuran, digunakan untuk mengatur ukuran jendela
7. Name Box, Nama sel yang sedang aktif
8. Formula, tempat pengetikan rumus yang akan digunakan
9. Sel aktif, perpotongan antara kolom dan baris
10. Column, Setiap kolom memiliki nama berdasarkab abjad, dari kolom A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD
11. Baris, untuk setiap baris memiliki nama berdasarkan angka dari 1 sampai 1048576
12. Tab Worksheet, Perintah untuk berpindah ke kertas lain
13. Insert Worksheet, dengan menekan insert Worksheet untuk membuat worksheet baru yang letaknya berurutan 
14. Status Bar, Lembar kerja
15. Document Area, lembar kerja yang aktif
16. Horizontal Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke kiri atau kanan
17. Vertical Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah
18. Tampilan Layar, perintah untuk merubah tampilan layar, terdiri dari tampilan normal, Page layout, dan Page Break Preview
19. Zoom, perintah untuk memperbesar 7 memperkecil tampilan pada lembar kerja

Menu  Microsoft Excel serta Fungsinya

       Menu Bar (Baris menu) merupakan baris yang berisi perintah-perintah dan fasilitas yang terdapat pada program Microsoft Excel.

1. Menu File

• New, Untuk membuka dokumen/file yang baru
• Open, Untuk membuka dokumen file yang telah disimpan
• Close, Untuk menutup dokumen/file yang sedang dibuka
• Save, Untuk menyimpan dokumen file yang sebelumnya telah tersimpan dengan nama yang sama
• Save As, Untuk menyimpan dokumen file dengan nama yang baru
• Page Setup, Untuk mengatur halaman dokumen, yang meliputi pengaturan batas pengetikkan, ukuran kertas yang digunakan, pengaturan pisisi kertas yang dicetak
• Print Area, Untuk menentukan bagian buku kerja yang akan dicetak
• Print Preview, Untuk melihat hasil cetakan dokumen file ke layar
• Print, Untuk mencetak dokumen
• Exit, Untuk keluar dari jendela Microsoft Excel

      2. Menu Edit

• Undo Typing, Untuk membatalkan perintah yang telah dilaksanakan
• Repeat Typing, Untuk membatalkan perintah Undo Typing
• Cut, Untuk memindahkan teks objek ke tempat dokumen yang diinginkan
• Paste, Untuk memunculkan kembali teks Objek yang dipindah atau disalin
• Paste Special, Untuk menempatkan/memunculkan kembali data yang dipindahi berdasarkan kriteria tertentu
• Fiil, Untuk memasukkan rangkaian data baik teks maupun angka
• Clear, Untuk menghapus tampilan data format drai suatu sel
• Delete, Untuk menghapus suatu sel/baris/kolom
• Delete Sheet, Untuk menghapus lembar kerja yang aktif
• Copy, Untuk menyalin teks/objek ketempat dokumen yang diinginkan
• Find, Untuk mencari suatu kata tertentu pada suatu dokumen file
• Replace, Untuk mengganti kata yang ada pada file dengan kata yang baru

     3. Menu View

• Normal, Untuk menampilkan lembar kerja dengan tampilan normal
• Page Break Preview, Untuk menampilkan lembar kerja berikut, garis pembatas halamannya
• Toolbar, Untuk menampilkan tombol toolbar dilayar monitor
• Formula Bar, Untuk menampilkan/memunculkan tulisan data yang dimasukan dalam sel
• Status Bar, Untuk menampilkan/menyembunyikan baris status yang menampilkan kondisi lembar kerja yang aktif
• Header & Footer, Untuk membuat judul berulang dibagian atas dokume(header) dan bagian bawah dokumen(footer) 

     4. Menu Insert

• Cells, Untuk menyisipkan sel baru
• Rows, Untuk menyisipkan baris baru
• Columns, Untuk menyisipkan kolom baru
• Chart, Untuk menyisipkan diagram grafik pada lembar kerja
• Picture, Untuk menyisipkan suatu gambar
• Function, Untuk menyisipkan suatu fungsi rumus baik rumus matematika, statiska, logika dan pembacaan tabel
• Object, Untuk menyisipkan suatu objek atau program lain yang akan digunakan untuk bekerja pada lembar Excel

     5. Menu Format

• Cells, Untuk mengatur format pada suatu sel
• Row, Untuk mengatur fromat suatu baris, baik mengatur tinggi baris, menampilkan/menyembunyikan baris
• Column, Untuk mengatur format suatu kolom, baik lebar olom maupun menampilkan/menyembunyikan suatu kolom
• Sheets, Untuk mengatur format suatu Sheet baik menampilkan menyembunyikan lembar kerja maupun memberikan warna latar belakang dan mengubah nama sheet
• Style, Untuk mengatur tampilan data

     6. Menu Tools

• Spelling and Gramar, Untuk mengoresi naskah dalam bahasa inggris berdasarkan huruf dan tata bahasanya
• Macro, Untuk membuat program yang menngunakan bahasa pemrograman

    7. Menu Data

• Sort, Untuk mengurutkan data
• Fillter, Untuk menyunting data
• Form, Untuk menambahkan data baru pada suatu database
• Subtotals, Untuk memberikan jumlah total dari suatu kelompo data
• Pivot Table, Untuk meringkas database yang kompleks

   8. Menu Windiw

• New Window, Untuk membuat dokumne window barus
• Hide, Untuk menampilkan kembali lembar kerja (Worksheet) yang telah disembunyikan
• UnHide, Untuk memnyembunyikan lembar kerja
• Split, Untuk membagi dokumen lembar kerja dalam beberapa bagian

   9. Menu Help

• Microsoft Excel Help, Untuk bantuan program aplikasi Excel
• Show/Hide the Office Assistant, Untuk menampilkan atau menyembunyikan karakter animasi
• Activate Product, Untuk mengaktifkan produk Microsoft Office
• About Microsoft Excel, Untuk Menginformasi tentang Microsoft Excel

Drop Cap, Columns, Header & Footer, Clip Art, dan Watermark, Page Border, Smart Art, Footnote dan Comment

A.    Drop Cap

Drop cap adalah karakter pertama dalam paragraph yang ditampilkan lebih besar dan mencolok. Berikut langkah untuk membuat drop cap

1.    Pilih karakter pertama dari paragraph yang akan dijadikan drop cap

2.    Pada Insert,  klik Drop cap. Lalu Kotak pemilihan drop cap akan ditampilkan

3.    Pada kotak pemilihan tersebut, kita dapat memilih langsung bentuk drop cap yang diinginkan, Tetapi bila ingin mengatur lebih lanjut klik Drop cap Options

4.    Pada  Position,  klik bentuk drop cap yang diinginkan

·         None, untuk membatalkan  drop cap

·         Dropped, untuk  merata dengan margin kiri

·         In Margin,untuk di dalam margin kiri

5.    Pada bagian Options dapat melakukan berbagai pengaturan pada drop cap tersebut

·         Pada tombol daftar pilihan Font, pilih dan klik jenis karakter yang diinginkan

·         Pada kotak isisan Lines to drop, tentukan jumlah baris yang diinginkan untuk menempatkan drop cap tersebut

·         Pada kotak isian Distance from text, tentukan jarak drop cap dengan teks di sebelah kananya

6.    Lalu klik OK

B.     Columns

Berikut langkah- langkah untuk membuat columns pada Microsoft word

1.    Klik Menu Page layout

2.    Lalu klik ikon Columns pada robbon page setup

3.    Kemudian klik pilihan kolom

4.    Lembar kerja Microsoft word akan terbagi menjadi beberapa bagian yang sesuai dengan yang diinginkan

5.    Ketik artikel pada Microsoft word, maka artikel akan otomatis dikelompokan ke dalam kolom-kolom

C.     Header dan Footer

Header dan footer adalah teks yang akan ikut tercetak di setiap halaman dalam dokumen yang dibuat. Header akan ditempatkan di di bagian atas dokumen, sedangkan footer akan ditempatkan di bagian bawah dokumen.

1.      Header

·      Pada tab Insert, dalam group header & footer, lalu klik Header. Kemudian kotak pemilihan header akan ditampilkan

·      Pada kotak pemilihan header yang ditampilkan, lalu pilih dan klik bentuk header yang diinginkan.

2.      Footer

·      Pada Tab Insert, dalam group header & footer, lalu klik footer. Kemudian kotak pemilihan footer ini akan ditampilkan

·      Pada kotak pemilihan footer yang ditampilkan, lalu pilih dan  klik bentuk footer yang diinginkan

D.    Clip Art dan Watermark

1.      Clip Art

Clip art adalah gambar yang  telah disediakan oleh Microsoft office. Untuk menyisipkan Clip art pada  Microsoft Word , langkah-langkahnya adalah

·      Klik Menu insert

·      Klik ClipArt di ribbon Illustrations

·      Ketik gambar yang akan dicari di dalam kotak search for, lalu ketik Go

·      Setelah gambar yang  sudah dicari ditampilkan, klik gambar untuk menyisipkan

        Gambar ClipArt 

·      Lalu  klik menu drawing tools

·      Setelah itu  klik Text Wrapping

·      Pilih pengaturan gambar untuk teks

·      Dan terakhir atur letak gambarnya

2.      Watermark

Watermark merupakan teks atau gambar yang muncul dibagian latar dokumen

·      Klik menu Page layout

·      Pada page layout tab, klik watermark

·      Kemudian jika ingin menggunakan watermark yang sudah tersedia di galeri, klik pada teks tersebut tetapi jika ingin membuat teks tersendiri, klik custom watermark untuk membuka kotak dialog printed watermark

·      Klik text watermark lalu lakukan hal berikut : yang pertama klik pada kotak di samping text, ketik teks yang diinginkan, kedua, atur format pada font (tipe), size (ukuran), dan color ( warna), yang ketiga atur layout watermark, dan yang terakhir klik OK bila sudah selesai

E.     Page Border

Page Border atau Bingkai digunakan untuk memepercantik dokumen, untuk menambah bingkai atau untuk mempercantik dokumen ada beberapa cara, yaitu

·      Klik menu page layout

·      Lalu klik page border pada ribbon page background

·      Kemudian klik Box

·      Lalu pilih model Bingkai yang diinginkan’

·      Dan yang terakhir klik OK

F.      Smart Art

Untuk objek yang berbentuk diagram dapat menggunakan dengan SmartArt, dan berikut langkah-langkahnya

·      Letakkan titik sisip di posisi yang diinginkan

·      Lalu pada Tab Insert, dalam  group IIIustrations, klik SmartArt kotak dialog Choose a SmartArt Graphics akan ditampilkan

·      Pada area pemilihan kategori yang ada di sebelah kiri kotak dialog, pilih dan klik kategori diagram yang diinginkan

·      Misalnya yang diinginkan membuat dan menempatkan bagan diagram proses, kemudian klik OK. Dengan demikian area objek diagram yang berbentuk bagan diagram proses akan ditempatkan

G.    Footnote dan Comment

1.      Footnote

Footnote atau catatan kaki merupakan informasi tambahan mengenai suatu dokumen. Langkah-langkah untuk membuat footnote yaitu

·      Tempatkan titik sisip di tempat yang akan menyisipkan tanda footnote

·      Pada Tab References, dalam Group footnotes, lalu klik salah satu tombol perintah yaitu Insert Footnote.

2.      Comment

Comment atau komentar merupakan tempat yang cocok untuk menyimpan pertanyaan dan catatan untuk diri sendiri dan orang lain, komentar ini akan ditampilkan apabila mengarahkan mouse ke bagian dokumen yang diberi komentar

·      Pilih teks atau bagian dokumen yang akan di beri komentar dan tempatkan titik sisip pada teks tersebut

·      Pada Tab Review, dalam Group Comments, klik New Comment, lalu kotak isian komentar akan ditampilkan dikanan dokumen

·      Kemudian ketik komentar yang akan dilakukan pada kotak isian komentar yang tersedia

Menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft Word dalam Membuat Surat Masal

            Fasilitas  Mail Merge digunakan untuk membuat dokumen atau surat secara masal, ada dua bagian dalam Fasilitas Mail Merge ini yaitu Main Document (dokumen yang berisi teks dan informasi lain yang tidak berubah dari surat yang akan dibuat, dokumen ini dijadikan sebagai format dasar dalam surat yang dikirimkan, dan Data Source(sumber data yang akan digabungkan ke main document)

Berikut langkah-langkah untuk membuat Mail Merge

1.  Klik ribbon Mailings kemudian klik start Mail Marge, pilih step by step Mail Merge

      2.  Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word pada select document                 type pilih Letters kemudian klik next pada bagian bawah untuk melanjutkan

      3. Pilih Use The Current document kemudian klik Next

     4. Pada pilihan select recipients, jika belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list           kemudian klik Create

   5. Kemudian akan muncul New Addres List, untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya           sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru yang sesuai           dengan yang dibutuhkan

• Klik Customize Columns              

• Pilih Filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus

• Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti, nama, alamat, kode undangan)

• Lalu tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda
• Jika dirasa sudah cukup klik OK

• Muncul jendela new addres list, masukan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

• Untuk menghapus Entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian delete. Untuk menambah entry baru klik new entry.
• Lalu Simpan  folder  kemudian klik Save
• Untuk memasukan semua beri tanda centang pada kotak yang ada lalu klik OK

• kemudian klik Insert Merge Field yang ada di Menu Mailings

• Lalu memasukan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukan ke dalam dokumen, dan arahkan kursor pada tempat field diletakkan
• Sehingga tampilannya akan seperti ini

• Kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview Results untuk melihat hasil

• Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipients list. jika sudah cukup klik Next untuk complete the marger.
• Ada juga dua pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. jika pilih merger print,  data merger akan langsung dicetak melalui printer, jika pilih Edit individual letters,  data akan ditampilkan pada  di Ms word. 

Membuat dan Memodifikasi Table serta Menggunakan Rumus Sederhana di Ms Word 2010

1.      Untuk  membuat Tabel Baru

·         Letakkan titik sisip di posisi yang diinginkan

·         Pada Tab Insert, dalam Group Tables klik Table. Lalu kotak pemilihan cara penempatan tabel akan ditampilkan

·         Kemudian dapat langsung menentukan beberapa kolom dan beberapa baris yang diinginkan dengan cara menggeser mouse

·         Lalu table baru akan otomatis ditempatkan dan pada Ribbon akan ditampilkan Tab Design dan Tab Layout untuk mengatur table

2.      Untuk membuat Table baru dengan Insert Table

·         Letakkan titik sisip di posisi yang diinginkan

·         Pada Tab Insert, dalam group tables, klik insert Table. Kotak dialog Insert Table akan ditampilkan

·         Pada tombol daftar pilihan Number of Columns, tentukan jumlah kolom yang diinginkan

·         Jika jumlah baris dari tabel telah diketahui, pada tombol daftar pilihan Number of riws, tentukan jumlah baris yang diinginkan

·         Pada bagian autofit behavior, beri tanda atau mengklik salah satu tombol pilihan  lalu klik OK

3.      Menggambar Table

·         Letakkan titi sisip diposisi yang diinginkan

·         Pada Tab Insert, dalam group Tables, klik Table

·         Pada kotak pemilihan tersebut, klik Draw Table

·         Lalu gambar dahulu bagian luar dari tabel yang diinginkan, lanjutkan dengan menggambar garis batas kolom dan garis batas baris ditempat yang diinginkan

·         Pada Tab Design, dalam group Draw Borders, klik salah satu tombol perintah  (Draw Table, Line style, Line Weight, Pen Color, Eraser)

4.      Mengisi dan Menyunting Table

·         Letakkan titik sisip dalam sel yang akan dipilih

·         Pada Tab layout, dalam Group Table, klik Select kotak pemilihan tabel, baris, dan kolom sel akan ditampilkan

·         Pada kotak pilihan tersebut, pilih salah satu perintah (Select Table, Select Column, Select Row, Select Cell)

·         Kemudian atur format tampilannya

5.      Menghapus Sel, Kolom dan Baris

·         Letakkan titik sisip ke sel dari baris atau kolom yang di hapus

·         Kemudian klik Delete, lalu kotak pemilihan penghapusan akan ditampilkan

·         Pada kotak pilihan tersebut, pilih salah satu perintah yang diinginkan (Delete Cells, Delete Columns, Delete Rowsm Delete Table)

6.      Menyisipkan Baris atau kolom baru

·         Letakkan titik sisip diposisi baris atau kolom yang diinginkan

·         Kemudian klik salah satu tombol perintah (Insert Above, Insert Below, Insert left, Insert Right)

7.      Mengatur Perataan Teks pada Sel

·         Klik Tab Home dalam Group Paragrah kemudian Untuk mengatur perataan teks pada sel secara mendatar menggunakan tombol Align left (rapat kiri), Align Right (Kanan), Center (Ditengah sel), atau Justify (kiri kanan)

·         Cara lainnya dengan menekan tombol perintah Text Direction secara berulang-ulang hingga diperoleh hasil yang diinginkan

8.      Menggunakan Table style

·         Letakkan titip sisip didalam tabel yang akan di format

·         Pada tab Design, dalam Table Style options, klik pilihan pengaturan yang ingin disertakan syle

·         Lalu klik gaya tampilan atau syle yang diinginkan, secara otomatis bentuk gaya tampilan yang dipilih terlihat pada dokumen

9.      Melakukan Perhitungan dalam Table

·         Letakkan titik sisip pada sel yang aan dipakai untuk menyimpan hasil perhitungan

·         Pada Tab Layout, dalam Data lalu klik Formula

·         Ketik rumus yang diinginkan pada kotak isian Formula dengan diawali tanda sama dengan (=). Rumus yang diketik berupa

ü  Alamat Sel, seperti = C3*D3

ü  Angka Biasa, = 2*10000

ü  Fungsi, =SUM(LEFT) untuk menjumlahan data di kiri, =AVERAGE(C2:C6) untuk mencari rata-rata dari data yang berada pada sel C2 sampai dengan E6,

·           Untuk menentukan format angka yang diinginkan, pada tombol pilihan Number Format

·           Klik OK